Il problema
Quando i dati non sono accessibili
In una banca o in una società di servizi finanziari, un archivio non più accessibile può interrompere la consultazione di documenti, report e file di lavoro. Per descrivere il problema occorre distinguere i dati mancanti dai sistemi che li utilizzano e ricostruire quando è avvenuto l’ultimo accesso riuscito.
Prepara le informazioni sui supporti coinvolti, sulle copie disponibili e sui tentativi già eseguiti: aiutano a valutare il possibile recupero senza presumere che tutti i contenuti siano recuperabili.
Elementi da raccogliere
Cosa preparare per la valutazione
Documenti e archivi
Individua documenti, report e archivi non più accessibili, annotando dove erano conservati e quali copie potrebbero contenere i dati mancanti.
- Archivi e cartelle coinvolti
- Formati e copie da verificare
Operatività
Ricostruisci quali attività dipendono dai dati mancanti, indicando applicazioni coinvolte, cartelle condivise e documenti necessari al lavoro quotidiano.
- Fatture e registrazioni non accessibili
- Referenti e attività coinvolte
Copie e backup
Prepara un elenco delle copie disponibili, specificando data, posizione e contenuti attesi, senza presumere che un backup sia completo o utilizzabile.
- Backup da verificare con il referente IT
- Documenti, contratti e fatture
Situazioni da descrivere
Da dove iniziare la valutazione
Esempi di informazioni utili per descrivere un problema di accesso ai dati.
Archivi del CRM non accessibili
- Perimetro dei dati da valutare.
File e cartelle non leggibili
- Sintomi e verifiche già eseguite.
Archivi di fatture
- Documenti necessari da individuare.
Punti da chiarire
Definire il possibile recupero
La valutazione parte da informazioni verificabili: sistemi coinvolti, sintomi osservati, dati prioritari e copie disponibili. Questi elementi aiutano a definire il perimetro del possibile recupero.
dati
prioritari
Indica quali archivi servono prima e da quali attività dipendono.
copie già
disponibili
Elenca i documenti indispensabili e indica quali copie sono già disponibili per una verifica preliminare.
Quando un archivio non è accessibile, prima di intervenire servono informazioni sul sistema coinvolto, sulle copie esistenti e sui dati realmente necessari per riprendere le attività.
Nota per la valutazione iniziale
- Archivi documentali
Individua gli archivi documentali non accessibili e descrivi dove erano conservati, quali applicazioni li utilizzavano e quando è comparso il problema.
- Database e applicazioni
Per database e archivi applicativi, indica il software utilizzato, i messaggi di errore e le eventuali esportazioni disponibili, separando il problema dei dati da quello dell’applicazione.
- File mancanti o alterati
Per file mancanti o alterati, annota nomi, percorsi e momento della scoperta, specificando se il problema riguarda singoli documenti oppure intere cartelle.
- Archivi contabili
Per archivi di fatture e documenti contabili, descrivi quali file mancano, quali periodi interessano e se esistono esportazioni o copie su sistemi separati.
- Fogli di calcolo e report
Per fogli di calcolo e report non più leggibili, annota formati, cartelle di origine e ultima apertura riuscita, distinguendo gli originali dalle esportazioni disponibili.
- Informazioni per la richiesta
Descrivi l’accaduto con il referente informatico, raccogliendo i sintomi e gli interventi già eseguiti, senza condividere credenziali o documenti riservati nella richiesta iniziale.